Optimiza tu inversión en la nube: Una Introducción a FinOps

Actualmente, muchas organizaciones utilizan la computación en la nube para implementar su arquitectura e infraestructura de datos debido a la flexibilidad, escalabilidad y elasticidad que esto les da, entre otros beneficios. Esta flexibilidad, sin embargo, puede llevar al descontrol de costos.

En este proceso, las organizaciones buscan constantemente maximizar el valor de sus inversiones mientras controlan los costos y mantienen la eficiencia operativa. Es en este contexto que surge FinOps - la contracción de los términos en  inglés "Finance y DevOps", una disciplina que combina prácticas financieras con las operativas para gestionar y optimizar el gasto en la nube de manera efectiva.

La práctica es urgente y relevante. Gartner pronosticó que el gasto mundial de los usuarios finales en servicios de nube aumentaría un 20.4% en 2022 hasta casi 500 mil millones de USD, alcanzando casi 600 mil millones de USD en 2023, con más del 40% de las cargas de trabajo empresariales desplegadas en la nube, amplificando la importancia de gestionar recursos responsablemente.

En ixpantia creemos que FinOps es uno de los pilares de una organización "datos primero". En este artículo damos una introducción a FinOps y al marco que utilizamos para ayudar a nuestros clientes a introducir mejores prácticas a su manejo de costos en la nube. 

¿Qué es FinOps?

En pocas palabras, FinOps es un elemento del modelo operativo y de gobernanza que define responsabilidad financiera al costo variable de la nube. Para ser exitosos en usar la nube para manejar los procesos de una organización es necesario tener una metodología que le dé a los equipos de una organización, un lenguaje y procesos en común para que pueda manejar costos sin sacrificar la flexibilidad y velocidad que provee la nube.

En ixpantia nos guiamos por el marco de FinOps Foundation (https://www.finops.org) el cual hemos adaptado en algunas partes para ajustarnos  mejor a la realidad de nuestros clientes en Latinoamérica. 

Componentes del marco

Los principales componentes del Marco de FinOps:

Cada una de los componentes tiene una descripción detallada en el marco de FinOps establecido por el FinOps Foundation. Aquí presentamos un resumen de cada uno para que te puedas formar una idea de lo que involucra la implementación del marco de FinOps en tu organización, a excepción de Capacidades ya que este componente en si cuenta con muchos elementos y no es el objetivo de este blogspot entrar en ese nivel de detalle. En otra publicación más adelante explicaremos en detalle este componente.

1. Fases

Con el objetivo de proveer un orden para tomar los primeros pasos en FinOps e ir avanzando con e tiempo, el modelo consta de tres etapas:

Informar

El objetivo principal de esta primera etapa es dar visibilidad de los costos en la nube a la organización. Con esto creamos y atribuimos responsabilidad a los diferentes equipos del gasto que tiene su consumo de recursos. Además, es un primer paso para capacitar a la organización.

Optimizar

Como segunda etapa buscamos empoderar a los equipos a tomar las acciones correctas y optimización basado en las metas definidas. Aquí juega un papel importante la posibilidad que proveedores proveedores de servicios en la nube dan al ofrecer descuentos por comprometernos a una compra a largo plazo de recursos. En esta etapa equipos y organizaciones pueden optimizar el entorno ajustando correctamente el tamaño y automatizando el apagado de cualquier uso ineficiente de recursos.

Operar

En esta última etapa buscamos refinar las metas de finanzas y negocio para enfocar y escalar los esfuerzos operacionales a través de mejoras continuas, y lo hace a través de la ruptura de silos entre equipos. Es el momento en el cual las organizaciones comienzan a evaluar continuamente los objetivos comerciales y las métricas que están siguiendo en comparación con esos objetivos, y cómo están evolucionando. Toma en cuenta que cualquier éxito organizacional en esta etapa solo es posible si la organización construye una cultura de FinOps.

2. Pilares

Describen los resultados de negocio fundamentales que las organizaciones deben lograr mediante la práctica de FinOps. Cada pilar describe un conjunto de capacidades que una organización posee para alcanzar estos resultados. No son pasos en un proceso serial; más bien, las actividades en múltiples pilares se perseguirán en paralelo mientras una organización desarrolla capacidades para su práctica de FinOps. Todos los pilares y capacidades son interdependientes

Los 4 pilares del marco de FinOps son:

Entender el uso y el costo de la nube

El resultado de este pilar es una mejor comprensión del uso de la nube por parte de una organización.  Aquí, buscamos que las organizaciones trabajen para recopilar toda la información necesaria para llevar a cabo FinOps. La información a recolectar debe incluir: costos directos e imputados de la nube, uso de la nube, datos de observabilidad, utilización, sostenibilidad y otros conjuntos de datos requeridos por cualquier pilar de FinOps. 
Las actividades involucradas en este pilar incluye definir los metadatos organizacionales para categorizar, asignar y resumir el costo y el uso de la nube. Así como, definir los procesos de informes y análisis que hacen que esos datos estén disponibles para su uso por todas las Personas de FinOps.

Cuantificar el valor empresarial

Conectar los datos de uso y costos con el valor empresarial que crean los recursos en la nube que los producen, ayudan a garantizar que el valor sea transparente y esté dentro de las expectativas de la organización. Las actividades que se derivan de este pilar incluyen: asignar costos monetarios y no monetarios de la nube a presupuestos organizacionales, utilizar información histórica y planes futuros para pronosticar, establecer y medir KPIs técnicos y organizativos, así como realizar benchmarking entre equipos, unidades de negocio y con otras organizaciones.

Optimizar el Uso y Costo de la Nube

Este pilar se centra en la eficiencia en la nube, asegurando que las organizaciones solo utilicen los recursos cuando proporcionen valor a la organización; y que los recursos utilizados se adquieran al menor costo aceptable y con el menor impacto para cumplir con los objetivos de la organización.
Para esto medimos la eficiencia de diversas formas, incluidos costos monetarios, uso de carbono o medidas de eficiencia operativa de TI más tradicionales.

Con este pilar buscamos habilitar a la organización para que logre gestionar los tipos, el momento y la cantidad de recursos en la nube utilizados, y las tarifas que se pagan por esos recursos. Además, aborda la modernización de la arquitectura, consideraciones de sostenibilidad para los equipos de FinOps y el uso de productos SaaS con licencia y basados en el consumo.

Gestionar la Práctica de FinOps

El último pilar sobre gestionar la práctica de FinOps en una organización nos permite la mejora continua para cambiar y alinear toda la organización, incluyendo a sus personas, procesos y tecnología, para adoptar FinOps y utilizar la nube de formas que creen valor para la empresa. Aquí nos centramos en una operación eficaz de FinOps, en trabajar en la capacitación de toda la organización para mejorar la interacción con todas las personas y funciones empresariales involucradas, para así respaldar y representar de manera más efectiva el uso de la nube.  

3. Principios

Hay 6 principios que impulsan los esfuerzos de FinOps en una organización dentro de nuestro marco:

Los equipos deben colaborar

Para que podamos tener éxito con la implementación del marco de FinOps, los equipos de finanzas, tecnología, producto y negocio necesitan trabajar juntos en casi tiempo real ya que la nube opera por recurso y por segundo. Lo que buscamos es que estos  equipos colaboren continuamente para mejorar en eficiencia e innovación.

Para fomentar esta colaboración necesitamos tener claridad sobre las  métricas económicas monetarias con las cuales podemos demostrar el impacto en el negocio mejor que el gasto agregado. Con esto los equipos pueden tomar decisiones conscientes para adecuar el balance entre costo, calidad y velocidad.

Un equipo o monitor centralizado impulsa FinOps

Cuando llevamos la responsabilidad del uso y el costo al límite tenemos los responsables de ingeniería tomando responsabilidad de los costos desde el diseño de la arquitectura hasta las operaciones continuas. Esto implica que los equipos que desarrollan productos están facultados para gestionar su propio uso de la nube dentro de su presupuesto.

De esta manera descentralizamos la toma de decisiones en torno a la arquitectura rentable, el uso de recursos y la optimización.

Los informes deben ser accesibles y oportunos

Buscamos procesar y compartir los datos de costos tan pronto como estén disponibles. La visibilidad en tiempo cercano a real ayuda a impulsar autónomamente una mejor utilización de la nube. Además es importante que se proporcione visibilidad consistente del gasto en la nube a todos los niveles de la organización, esta visibilidad ayuda a crear cultura FinOps en la organización.

Creamos informes que nos ayudan a analizar tendencias y variaciones en los costos a distintos niveles de agregación y así buscamos explicar por qué aumentaron los costos cuando (y si) esto sucede. Calcular y analizar métricas a nivel interno ayuda a impulsar mejores prácticas y lograr celebrar logros a nivel organizacional. Además, buscamos tener visibilidad de métricas sobre pares de la industria para ayudar a evaluar el rendimiento de la empresa en comparación.

Las decisiones están impulsadas por el valor empresarial de la nube

Es importante que veamos a la nube como un impulsor de la innovación. Sin embargo, en la toma de decisiones alrededor del uso de la nube en una organización debemos pensar en tener un balance  entre costo, calidad y velocidad. Para lograr esto buscamos calcular y mantener visibles métricas económicas al nivel de desagregación que se alinee con el modelo de negocio y que estén basadas en el valor que agregan a la organización directamente. De esta forma podemos demostrar el impacto empresarial de los proyectos en la nube de mejor forma que métricas de gasto agregado.

Todos asumen la responsabilidad de su uso de la nube.

Aunque el equipo central fomenta, evangeliza y habilita las mejores prácticas FinOps, lo hace en un modelo de responsabilidad compartida, todos son responsables de su parte. Parte de esto es que la práctica de FinOps requiere tener respaldo ejecutivo para sus prácticas y procesos. Los esfuerzos.

La optimización de tarifas, compromisos y descuentos si la buscamos centralizar para aprovechar las economías de escala. Eliminar la necesidad de que las personas encargadas de ingeniería y equipos de operaciones piensen en las negociaciones de tarifas, les permite mantener el enfoque en la optimización del uso de sus propios entornos.

Aprovechar el modelo de costos variables de la nube

El modelo de costos variables de la nube lo debemos ver como una oportunidad para ofrecer más valor, no como un riesgo para la organización. Por eso buscamos adoptar la predicción, planificación y adquisición de capacidades nuevas de forma oportuna.

Preferimos la planificación ágil e iterativa sobre los planes estáticos a largo plazo, que ayude a adaptarse a las necesidades del negocio que van surgiendo. Lo que buscamos es crear y mantener un diseño proactivo del sistema de FinOps, dando ajustes continuos en la optimización de la nube en lugar de limpiezas reactivas poco frecuentes.

4. Modelo de madurez

Para medir la madurez en FinOps de una organización, FinOps Foundation propone un enfoque de "Gatear, Caminar, Correr". Este enfoque permite a las organizaciones comenzar de forma pequeña y crecer en escala, alcance y complejidad a medida que el valor comercial justifica madurar una actividad funcional.

A continuación detallamos las características de las organizaciones en las distintas fases del modelo de madurez FinOps:

Gatear

En este primer nivel de madurez, hay poca generación de informes y uso de herramientas. Se realizan mediciones pero estas sólo proporcionan información sobre los beneficios de seguir avanzando (o bien, madurando). Aquí es donde las organizaciones crean procesos y políticas básicas y se planean siguientes pasos en FinOps para abordar "frutos fáciles de alcanzar".

FinOps se entiende pero no es seguida por todos los equipos principales dentro de la organización.

Caminar

En este segundo nivel de madurez FinOps se entiende y se sigue como marco de trabajo dentro de la organización. Aquí es donde las organizaciones identifican casos difíciles (aquellos que amenazan el bienestar financiero de la organización), se documentan y se estima cuánto esfuerzo se necesita para resolverlos, pero se adopta la decisión de no abordarlos por ahora.

Además, logran que la automatización y/o los procesos cubren la mayoría de los requisitos que se plantearon en la primera etapa a nivel organizacional. Y se establecen metas/KPIs medianas a altas para medir el éxito

Correr

En este último nivel de madurez, FinOps se entiende y se sigue por todos los equipos dentro de la organización. Aquí ya las organizaciones tienen espacio y tiempo para abordar los casos difíciles que se documentaron en el nivel anterior.

Por otro lado, se establecen metas/KPIs a niveles altos para medir el éxito organizacional. En este último nivel la automatización de lo posible, y donde tenga sentido, es el enfoque. 

5. Participantes/Interlocutores

Su meta principal es impulsar las mejores prácticas en la organización a través de la educación, la estandarización y el crecimiento y apoyo cultural. Son quienes se encargan de conectar equipos de negocios, TI y Finanzas al permitir decisiones basadas en evidencia en tiempo casi real para ayudar a optimizar el uso de la nube y aumentar la eficiencia. Se centran en establecer una cultura de FinOps y capacitar a los equipos interesados mediante el demostrar un conocimiento práctico de los Principios y Capacidades del Marco de FinOps.

Son quienes se centran en impulsar la responsabilidad y construir transparencia, asegurando que los equipos sean eficientes y no excedan los presupuestos. Facilitan la alineación organizativa para priorizar las iniciativas de FinOps. Buscan conectar las decisiones de tecnología en la nube con los objetivos comerciales.

Su meta principal es llevar rápidamente nuevos productos y características al mercado con un punto de precio preciso. Buscan llevar rápidamente nuevos productos y características para solucionar puntos de dolor y generar resultados comerciales positivos. Además, impulsan el valor comercial mediante la definición de requisitos y la priorización de iniciativas que alineen FinOps con los objetivos comerciales, involucrando a las partes interesadas y articulando la propuesta de valor de las decisiones tecnológicas en la nube.

Su meta principal es presupuestar, prever y reportar con precisión los costos de la nube. Finanza utiliza los informes proporcionados por el equipo de FinOps para la asignación de costos, la asignación de "showback" y la previsión. Además, trabajan en estrecha colaboración con los practicantes de FinOps para comprender los datos históricos de facturación de manera que puedan colaborar y construir modelos de previsión precisos utilizados para la planificación y presupuestación.

Su meta principal es gestionar la relación con la plataforma en la nube. El equipo de compras utiliza información proporcionada por el equipo de FinOps para identificar la adquisición y compra de productos y servicios dentro de un proveedor de plataforma en la nube. Deben trabajar en estrecha colaboración con FinOps para garantizar que los precios y términos negociados en el contrato se cumplan y para simplificar el proceso de adquisición.

Su meta principal es entregar servicios más rápidos y de alta calidad a la organización, manteniendo al mismo tiempo las operaciones habituales del negocio. Se centran en construir y respaldar servicios para la organización Consideran el diseño y uso eficiente de recursos a través de actividades como el ajuste de tamaño (el proceso de redimensionamiento de recursos en la nube para que coincida mejor con los requisitos de carga de trabajo), la asignación de costos de contenedores, la búsqueda de almacenamiento y capacidad de cómputo no utilizados, e identificar si las anomalías de gasto son esperadas.

Son los equipos responsables de diseñar, gestionar y optimizar la infraestructura en la nube para lograr la rentabilidad, el rendimiento, la fiabilidad, en el tiempo correcto.

¿Por qué hacer FinOps?

La razones de porque hacer FinOps depende de cual rol tengas, a continuación detallamos las principales razones para cada uno de los participantes parte del framework.

Para Lideres:

• Adquirir visibilidad, granularidad y precisión en la gestión de costos.
• Previsibilidad del crecimiento del gasto en la nube junto con la expansión del negocio.
• Guiar a los líderes organizacionales a tomar decisiones sólidas en inversiones de servicios en la nube.
• Fomenta un entorno donde los equipos de ingeniería pueden explorar y aprovechar las tecnologías en la nube más avanzadas, acelerando la entrega de soluciones al mercado.
• Impulsa resultados que se alinean con los objetivos comerciales más amplios.

Para Finanzas:

• Identificar gastos no asignados que se alinean perfectamente con el principio de FinOps: Todos asumen la responsabilidad de su uso de la nube.
• Impulsar la precisión del presupuesto y la previsión. Con informes más accesibles y oportunos, asignación detallada de todos los costos y una mayor colaboración, los interesados están facultados para gestionar su propio uso de la nube frente al presupuesto y tienen una mayor visibilidad de su propio gasto en la nube.
• Aumento de la responsabilidad financiera mediante la facilitación del showback y chargebacks. Esto le permitirá utilizar el ecosistema de informes para desarrollar un modelo de asignación de costos que refleje con precisión el costo total de las capacidades comerciales, asegurar que los modelos de costos en la nube asignen dólares al nivel deseado de la organización y garantizar la integración con los procesos financieros existentes.

Para Compras

• Obtener las mejores tarifas de costos en la nube disponibles. El equipo de FinOps trabajará con ingenieros, miembros de finanzas y líderes para recopilar datos de pronósticos y consumo que ayudarán a los profesionales de compras a tomar decisiones informadas durante las negociaciones y la contratación.
• Colaboración entre FinOps, compras y finanzas para establecer límites, umbrales y gobernanza en torno a la compra, los flujos de trabajo y las decisiones comerciales en la nube.

Para Producto

• Eficiencia de costos, visibilidad, etiquetado y CI/CD (integración continua y entrega/despliegue continuo).

Para Ingeniería

• Eficiencia en costos. En última instancia, el costo es solo otra métrica que puedes usar para optimizar el valor de tus sistemas para la empresa.
• Incorporar la eficiencia en costos no solo te proporciona herramientas para ahorrar dinero a la empresa, sino que también te permite liberar fondos que puedes utilizar para innovación, experimentación, automatización, etc.

Como desde ixpantia ayudamos a nuestros clientes

En ixpantia ayudamos a organizaciones a desarrollar sus prácticas de FinOps desde distintos ángulos, según las prioridades de cada organización al momento de trabajar juntos. Tenemos definidas 4 formas distintas de hacerlo:

Inventario y optimización de costos

Durante este servicio nos enfocamos en crear un inventario y artefactos adicionales para registrar la situación actual de la organización e inmediatamente, en la optimización o racionalización inmediata. Además durante este ejercicio registramos síntomas para una futura implementación de mejoras prácticas a mediano y largo plazo.

Prácticas de FinOps en plataformas

Bajo este servicio nos encargamos de establecer mecánicas en las plataformas de los distintos proveedores Cloud (GCP, Azure, AWS, etc) para la gestión de recursos en forma  ordenada. Sacamos provecho de las funcionalidades nativas de cada plataforma e incorporamos nuestros propios métodos de automatización si es necesario.

Implantación integral de FinOps

Incorporar FinOps en prácticas actuales de la organización, por ejemplo Gobernanza, Arquitectura, Ingeniería, para establecer procesos (humanos, técnicos y administrativos) para la gestión predecible de presupuestos y gastos.

FinOps como servicio

Implementación operativa modular de lo anterior bajo un modelo de extensión de equipo y acompañamiento.

Conclusión

En ixpantia estamos convencidos que programas ambiciosos de analítica y ciencia de datos tienen alto valor de negocios, adoptar prácticas robustas de FinOps maximiza el impacto, optimizando inversión y focalizando en las mejores oportunidades.

Referencias

Basado en https://www.finops.org/framework/